De roep naar het beheersbaar houden van de e-mailstroom wordt steeds groter. Vaak hoor ik collega's verzuchten dat e-mail hun werkritme verstoort of bepaalt. De oplossing lijkt eenvoudig: maak duidelijk dat e-mail geen medium is voor directe communicatie of het verschaffen van opdrachten EN bepaal zelf wanneer je je e-mail leest. Kortom: zet het progamma uit en lees de e-mail wanneer het jou uitkomt. Dat hierbij bepaalde regels in acht kunnen/moeten worden genomen spreekt voor zich: zo is het handig als mensen weten binnen welke termijn een e-mail beantwoord wordt en een afwezigheidsmelding bij vakantie of ziekte is wel zo sympathiek.Er is echter ook een tussenoplossing voor een ieder die niet zonder kan, veel in zijn agenda werkt bijvoorbeeld, maar niet continue op de hoogte gehouden wil worden van nieuwe mailtjes: schakel de 'waarschuwingen voor nieuwe e-mails op het bureaublad' uit! Want laten we eerlijk zijn: zodra deze binnenkomen, lezen we het toch en zijn we met de gedachten al ergens anders of bezig met een andere taak dan de huidige!
Om dit te doen in Outlook 2003 ga je als volgt te werk:
- Klik vanuit het overzichtsscherm met alle e-mails op het menu 'Extra'
- Kies voor 'Opties...'.
- Via de knop 'E-mailopties...' en 'Geavanceerde e-mailopties...' bereik je het juiste venster.
- Deselecteer nu de optie 'Een waarschuwing voor nieuwe e-mail weergeven op het bureaublad (alleen standaard-Postvak-IN)'.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten